Manusia, siapa pun itu dia pasti membutuhkan kepada yang lainnya, suatu waktu ia merasa ingin mengerti dan dimengerti, ingin mempengaruhi dan dipengaruhi, ingin mencintai dan dicintai, ini semua merupakan sebuah hal alamiah yang dialami oleh manusia yang merupakan sebuah makhluk sosial, saling membutuhkan satu sama lainnya.
Ketika awal penciptaan manusia berupa adam pun, disana sudah terdapat komunikasi dimana malaikat menanyakan hakikat penciptaan ini. Kemudian diciptakanlah hawa dari tuluang rusuk sang adam yang kemudian dari keduanya terlahirlah sebuah komunitas sosial yang terus berkembang hingga sampai kepada kita yang hidup di era modern ini.
Proses perjalanan ini menuntut manusia untuk bersinergi satu sama lainnya, adam membutuhkan hawa dan begitu juga sebaliknya, kerjasama yang dibangun menghasilkan sebuah integrtias yang kokoh. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat.
Ketika kita bersinergi dan bekerja sama dalam kelompok ataupun organisasi banyak sekali kendala yang akan menjadi hambatan, dan untuk mengatasi permasalahan ini diperlukanlah sebuah komunikasi aktif di antara individu-individu yang ada di dalam kelompok ataupun di di dalam organisasi tersebut, guna menjadikan organisasi berjalan di atas rel yang seharusnya. Komunikasi organisasi menjadi hal mendasar yang harus dijalankan dan ditatan secara rapi.
Berbicara masalah komunikasi organisasi maka terlebih dahulu kita harus memahami apakah sebuah komunikasi itu? Dan apa yang disebut sebagai organisasi?
Secara Terminologi komunikasi itu sendiri berasal dari bahasa latin “communis” atau “commo” dalam bahasa inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan bahasa lain kita mencoba berbagi informasi, gagasan serta ide kita dengan yang lainnya melalui sebuah komunikasi. Meskipun kita seringkali memberikan makna yang berbeda pada kata yang sama dan itu sudah menjadi kendala utama dalam komunikasi kita. Sedangkan istilah organisasi berasal dari bahasa latin juga yaitu organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantungan. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Secara istilah komunikasi organisasi menurut para ahli adalah:
Menurut Wiryanto (2005), komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Di setiap organisasi, entah itu organisasi pemerintah ataupun swasta, entah itu organisasi masyarakat atau organisasi partai politik, meskipun organisasi itu memiliki garapan dan sasaran yang berbeda-beda dan beraneka raragam akan tetapi semua itu tidak akan pernah terlepas dari komunikasi, karena komunikasi memiliki peranan penting dalam tatanan organisasi dan semuanya akan memiliki tujuan yang sama yaitu menyatukan individu-individu yang ada di dalam organisasi tersebut, Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Dalam Setelah kita mengetahui apa itu komunikasi organisasi maka kita akan membahas tentang komunikasi seperti apa yang terdapat di dalam sebuah organisasi.
Jenis komunikasi dalam organisasi terdapat tiga macam:
1. Komunikasi Vertikal
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Komunikasi Horizontal
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a. Memperbaiki koordinasi tugas
b. Upaya pemecahan masalah
c. Saling berbagi informasi
d. Upaya pemecahan konflik
e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama
3. Komunikasi Diagonal
Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Sebenarnya ada pula yang berpendapat bahwa terdapat satu jenis komunikasi lagi selain tiga jenis komunikasi yang tertera diatas yaitu Upward Communication yang berarti komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a. Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Perbedaan ini pada dasarnya hanya pada istilah saja, ketika sebagian menganggap bahwa komunikasi vertikal merupakan komunikasi yang terjadi dari atas kebawah dan sebaliknya, maka mereka membagi jenis komunikasi ini menjadi tiga kelompok, sedangkan yang membagi kedalam empat kelompok menganggap bahwa komunikasi vertikal hanya berlaku dari atas kebawah sehingga mereka menyebutnya dengan istilah downward communication sehingga harus ada satu jenis komunikasi lagi yang arahnya dari bawah ke atas yaitu upward communication, akan tetapi pada hakikatnya semuanya benar.
Kita sudah membahas tentang jenis-jenis komunikasi yang terdapat di dalam sebuah organisasi, maka yang dipertanyakan sekarang adalah apa yang kita perbuat dengan adanya jenis-jenis komunikasi diatas, apa fungsi dari adanya komunikasi tersebut, dan dampak apa yang terjadi dengan organisasi dengan komunikasi yang ada?
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Komunikasi dalam pengembangannya terdiri dari berbagai perspektif yang berperan penting dalam organisasi. Persperktif inilah yang sangat mendasari dalam komunikasi organisasi. Sejumlah teori komunikasi menggunakan metode dan logika penjelasan yang terdiri dari empat perspektif yang mendasari pengembangan teori dalam ilmu komunikasi. Keempat perspektif itu adalah:
1. Covering Law Theories
Pespektif ini berangkat dari prinsip sebab-akibat atau hubungan kausal. Rumusan umum dari prinsip ini antara lain dicerminkan dalam pernyataan hipotesis. Menurut Dray penjelasan Covering Law Theories didasarkan pada dua asas:
a. Teori berisikan penjelasan yang berdasarkan pada keberlakuan umum/hukum umum.
b. Penjelasan teori berdasarkan analisis keberaturan. Dalam Covering Law Theories terdapat tiga macam penjelasan:
Deductive-Nomological (D-N), penjelasan terbagi atas dua bagian, yaitu objek penjelasan (apa yang dijelaskan) dan subjek penjelasan (apa yang menjelaskan).
Contoh semua X . . adalah Y. X dan Y bersifat universal.
Deductive-Statistical (D-S), berdasarkan prinsip probabililstik dalam ststistik. Formulanya dapat dirumuskan sebagai berikut: P (X,Y)=R, menyatakan R menunjukan bahwa proporsi X bersama Y bisa sama dengan R.
Inductive-Statistical (I-S), prisipnya sama dengan D-S, bedanya subjek penjelasan dijadikan pendukung induktif untuk menerangkan objek penjelasan. Contoh; P (T,R) = 0,90. Prinsip Covering Laws ini pada dasarnya memiliki keterbatasan: a. Keberlakuan prinsip universalitas bersifat relatif.
b. Formula statistik Covering Law Theories sulit diterapkan dalam mengamatia tingkah laku manusia. Karena pada dasarnya tingkah laku manusia suka berubah dan sulit diterka.
c. Manusia dalam kehidupannya juga terikat pada ikatan budaya tertentu. d. Kehidupan manusia penuh keragaman dan kompleks.
e. Terlalu berdasar pada hitungan statistik yang belum tentu sesuai dengan realitas.
2. Rule Theories
Pemikiran perspektif ini berdasarkan pada prinsip praktis bahwa manusia aktif memilih dan mengubah aturan-aturan yang menyangkut kehidupannya. Agar komunikasi dapat berlangsung dengan baik individu-individu yang berinteraksi harus menggunakan aturan-aturan dalam menggunakan lambang-lambang. Bukan hanya aturan mengenai lambang itu sendiri, tetapi juga harus ada aturan atau kesepakatan dalam hal giliran berbicara, bagaimana bersikap sopan santun atau sebaliknya, bagaimana harus menyapa, dan sebagainya, agar tidak terjadi konflik atau kekacauan.
Perspektif ini memiliki dua ciri utama:
a. Aturan pada dasarnya merefleksikan fungsi-fungsi perilaku dan kognitif yang kompleks dari kehidupan manusia.
b. Aturan menunjukan sifat-sifat dari keberaturan yang berbeda dari keberaturan sebab akibat. Para ahli penganut aliran evolusi mengemukakan bahwa dalam mengamati tingkah laku manusia, perspektif ini menunjuk tujuh kelompok di mana masing-masing mempunyai penekanan yang berbeda dalam pengamatannya.
Memfokuskan perhatiannya pada pengamatan tingkah laku sebagai aturan. mengamati tingkah laku yang menjadi kebiasaan. menitikberatkan perhatiannya pada aturan-aturan yang menentukan tingkah laku. mengamati aturan-aturan yang menyesuaikan diri dengan tingkah laku. memfokuskan pengamatannya pada aturan-aturan yang mengikuti tingkahlaku. mengikuti aturan-aturan yang menerapkan tingkah laku memfokuskan perhatiannya pada tingkah laku yang merefleksikan aturan.
Dalam konteks komunikasi antarpribadi, pemikiran perspektif ini menekankan bahwa tingkah laku manusia merupakan hasil atau refleksi dari penerapan aturan yang disepakati bersama. Dalam hal ini ada empat proposisi yang diajukan:
a. Tindakan-tindakan yang bersifat gabungan, kombinasi dan asosiasi merupakan ciri-ciri perilaku manusia.
b. Tindakan-tindakan di atas disampaikan melalui pertukaran informasi simbolis.
c. Penyampaian informasi simbolis menuntut adanya interaksi antarsumber, pesan, dan penerima yang sesuai dengan aturan komunikasi yang disepakati.
d. Aturan-aturan komunikasi ini mencakup pola-pola umum dan khusus.
3. System Theories
Secara umum sistem mempunyai empat ciri:
a. Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri dari elemen- elemen yang masing-masing mempunyai karakteristik tersendiri.
b. Sistem berada secara tetap dalam lingkungan yang berubah.
c. Sistem hadir sebagai reaksi atas lingkungan.
d. Sistem merupakan koordinasi dari hirarki.
Ada banyak jenis sistem, tetapi yang sering terkait dengan teori komunikasi adalah sistem terbuka dan structural-functional. Sistem terbuka (open sistem) ditandai dengan: Unsur-unsur yang ada dalam sistem? Fungsi dari masing-masing sistem? Hubungan antara unsur dalam sistem? Lingkungan sosial budaya di mana sistem berada.? Komunikasi organisasi banyak dipengaruhi oleh logika berpikir sistem, di mana komunikasi organisasi berhubungan dengan komunikasi interpersonal dalam oranisasi yang di dalamnya terdapat hierarki.
4. Symbolic Interactionisme
Perspektif ini berkembang dari sosiologi. Menurut Jarome Manis dan Bernard Meletzer terdapat tujuh proposisi umum yang mendasarinya:
a. Tingkah laku manusia dan interaksi antarmanusia dilakukan melalui perantaraan lambang-lambang yang mengandung arti.
b. Orang menjadi menusiawi setelah berinteraksi dengan orang-orang lain.
c. Masyarakat merupakan himpunan dari orang-orang yang berinteraksi.
d. Manusia secara sukarela aktif membentuk tingkah lakunya sendiri.
e. Kesadaran dan proses berpikir seseorang melibatkan proses interaksi dalam dirinya.
f. Bahwa manusia membangun tingkah lakunya dalam melakukan tindakan-tindakannya. g. Untuk memahami tingkah laku manusia diperlukan penelaahan tentang tingkah laku perbuatan tersembunyi (Sendjaja, 2005).
Di dalam sebuah organisasi, dimana terdapat banyak anggota dan struktur yang terdapat di dalamnya, dibutuhkan sebuah kerjasama efektif guna memajukan organisasi yang digawangi, ketika terdapat banyak ide dan pikiran, ketika terdapat banyak karakter dan kepribadian apabila tidak diakumulasi secara optimal niscaya akan menimbulkan banyak problem dan chaos yang tak bisa dihindarkan.
Keahlian kita dalam memaksimalkan peran komunikasi sangatlah berpengaruh besar terhadap organisasi yang kita jalani. Maka keterampilan dalam berkomunikasi dibutuhkan oleh individu-individu dalam organisasi tersebut khususnya para pemimpin dalam mejalanankan roda kepemimpinannya.
Lantas apakah sejauh ini komunikasi berjalan secara efektif dalam organisasi kesayangan kita ? Sejauh mana komunikasi itu terjalin?? Adakah kendala-kendala yang terjadi dalam komunikasi organisasi kita? Kalo memang ada mengapa hal tersebut bisa terjadi?bagaimana solusi untuk memecahkan segala kendala yang ada??
Tidak ada komentar:
Posting Komentar